Ứng dụng nhắc việc thông minh cứu chị chủ shop quen của bên mình một bàn thua. Tối thứ Bảy hôm đó, chị suýt giao trễ cả loạt đơn hàng cuối tuần. Đơn nằm lẫn trong tin nhắn Zalo. Ghi chú viết tay kẹp trong ngăn kéo. Deadline giao hàng trôi qua lúc nào không hay. Câu chuyện này không hiếm. Rất nhiều chủ kinh doanh nhỏ bên mình từng làm việc cùng đều gặp cảnh tương tự, chỉ khác nhau ở mức thiệt hại.
Mở đầu, phải nói thật: hầu hết chủ tiệm nhỏ đang làm một lúc năm sáu vai. Sáng nhập hàng, trưa tư vấn khách, chiều đóng gói, tối chốt sổ. Không có ai chia việc giúp. Cũng chẳng có phòng ban riêng để nhắc nhau. Khi một người ôm hết quy trình, chỉ cần xao nhãng vài phút là một đơn hàng có thể bị bỏ quên.
Sai lầm thường gặp nhất mà bên mình hay thấy là nghĩ chỉ cần nhớ trong đầu. Nhiều chủ tiệm tin vậy vì thấy việc còn ít. Nhưng ngưỡng chịu đựng của trí nhớ ngắn hạn chỉ khoảng năm đến bảy đầu việc cùng lúc. Đây là điều bên mình quan sát được qua nhiều tiệm. Một ngày bán hàng bình thường của tiệm nhỏ đã dễ dàng vượt qua con số đó. Tính luôn cả việc nhập hàng, trả lời khách, đóng gói, liên hệ shipper.
Cái khó còn nằm ở chỗ: phần lớn công việc lặp lại mỗi ngày, na ná nhau. Nhắc khách thanh toán, gói hàng, gọi shipper, cập nhật kho. Đúng vì lặp lại nên não bộ dễ chủ quan, nghĩ “chắc nhớ được”. Nhưng chính những việc quen tay ấy lại là nơi dễ sót nhất. Vì không ai buồn ghi lại chúng vào đâu cả.
Bên mình từng ngồi cùng vài chủ shop để vẽ lại lịch làm việc của họ trên giấy. Nhìn ra ngay: task nhảy lộn xộn, không theo trình tự. Không ai biết việc nào cần làm trước. Nếu từng bước xử lý đơn được sắp xếp rõ ràng, người chủ sẽ nhìn ra ngay khâu nào hay bị bỏ sót nhất. Nhiều doanh nghiệp đang làm việc này bằng cách lập bản đồ quy trình vận hành của chính mình.
Mẹo nhỏ bên mình hay chia sẻ: mỗi lần nhận đơn mới, hãy dành đúng mười giây gõ nhắc việc. Đừng để bụng bảo dạ “lát nữa ghi”. Chính khoảng “lát nữa” đó là nơi hầu hết đơn hàng bị trôi mất. Khách tiếp theo lại nhắn tới, và đơn cũ chìm luôn xuống dưới màn hình chat.
Không phải app nhắc việc nào cũng hợp với nhịp kinh doanh nhỏ lẻ. Trước khi chọn, nên biết mình cần gì. Vậy mới tránh mất công cài rồi bỏ xó vì rối rắm.
Ba nhóm tính năng dưới đây là thứ bên mình khuyên nên có trước tiên. Đây là nền tảng cho bất kỳ ứng dụng nhắc việc thông minh nào bạn định dùng cho tiệm của mình:
Sai lầm phổ biến khi chọn ứng dụng là ham tính năng. Nhiều người chọn hẳn phần mềm quản lý doanh nghiệp cỡ lớn, dù tiệm chỉ có một hai người phụ trách. Giao diện rối, phải học cả tuần mới quen việc. Cuối cùng bỏ dùng, quay lại ghi giấy như cũ.
Ngoài ba nhóm cơ bản trên, có một hướng bên mình thấy đáng chú ý gần đây. Đó là để phần mềm tự học thói quen xử lý đơn của chủ tiệm. Hướng này gần với khái niệm trợ lý AI lo việc lặp thay chủ tiệm mà nhiều doanh nghiệp nhỏ đang thử. Nó không thay hẳn con người, nhưng đỡ được phần việc nhàm chán, lặp đi lặp lại mỗi ngày.
Mẹo bên mình rút ra sau nhiều lần tư vấn: nên bắt đầu bằng bản miễn phí hoặc bản dùng thử. Gắn thử đúng một tuần bán hàng thật. Nếu sau một tuần vẫn mở app lên xem mỗi sáng, đó là dấu hiệu ứng dụng hợp nhịp làm việc của mình. Mức phí tham khảo cho gói đầy đủ tính năng đồng bộ thường chỉ vài chục đến hơn trăm nghìn đồng mỗi tháng. Không đáng để tiếc, nếu nó cứu được một đơn hàng lớn khỏi bị quên.
Có ứng dụng trong tay chưa chắc đã dùng đúng cách. Bên mình thấy nhiều chủ tiệm cài xong rồi bỏ mặc. Vì không biết gắn nó vào đâu trong ngày làm việc của mình.
Cách hiệu quả nhất là gắn nhắc việc vào từng chặng của một đơn hàng. Không phải nhắc chung chung kiểu “làm việc”. Đơn vào lúc mấy giờ, đóng gói xong trước mấy giờ, giao cho shipper lúc nào — mỗi chặng một mốc nhắc riêng. Khách xác nhận nhận hàng cũng cần một mốc nhắc của riêng nó. Nhờ vậy, nếu một khâu bị trễ, chủ tiệm biết ngay khâu nào đang nghẽn. Không còn phải đoán mò đơn “bị trễ” vì đâu.
Một chị bán đồ handmade mà bên mình từng hỗ trợ kể lại chuyện của mình. Trước đây chị nhận đơn qua tin nhắn lộn xộn. Ai hỏi giá cũng lẫn với người đã chốt đơn, khó phân biệt. Đến lúc có website riêng, làm thiết kế web bán hàng đàng hoàng, đơn tự động đổ về một chỗ. Chị chỉ cần gắn nhắc việc theo từng trạng thái đơn trên đó. Số đơn thất lạc giảm hẳn, dù lượng khách tăng gấp đôi so với trước.
Ghi chú chi tiết đi kèm nhắc việc cũng quan trọng không kém. Một dòng nhắc “giao hàng cho khách A” không nói lên điều gì. Nếu quên mất khách A đặt màu gì, size gì, có cần gói quà hay không. Ghi thêm vài chữ ngắn gọn ngay trong mục nhắc việc. Vậy là khỏi phải lục lại tin nhắn cũ mỗi lần cần đối chiếu.
Sai lầm hay gặp ở bước áp dụng: gắn nhắc việc rồi để nguyên, không bao giờ đánh dấu hoàn thành. Nhắc nhở dồn lại thành cả chục thông báo đỏ, nhìn đã ngán. Cuối cùng tắt hẳn thông báo của app, coi như quay về vạch xuất phát.
Mẹo bên mình khuyên: đánh dấu hoàn thành ngay khi xong việc. Đừng để dồn tới cuối ngày mới tick một loạt. Thao tác nhỏ này giữ cho danh sách nhắc việc luôn gọn gàng. Người dùng vẫn còn tin tưởng vào app, thay vì thấy nó phiền phức. Cuối cùng, đừng ngại rà lại toàn bộ danh sách mỗi tuần một lần. Nhắc nhở nào không còn cần thiết thì xoá hẳn, kẻo càng lúc càng chất chồng.
Quay lại chuyện chị chủ shop ở đầu bài. Từ ngày dùng ứng dụng nhắc việc đúng cách, chị không còn thức khuya lo quên đơn nữa. Công cụ không làm thay công việc. Nhưng nó giữ cho những việc lặp đi lặp lại không rơi khỏi tầm mắt. Đúng lúc chủ tiệm bận tối mắt tối mũi với khách hàng. Nếu tiệm bạn đang trong giai đoạn đơn tăng nhanh mà nhân sự chưa kịp lớn theo, đây là lúc nên xem lại. Xem lại cách mình đang nhắc việc cho chính mình.
Bên mình cũng có thêm vài bài chia sẻ khác. Chủ đề là cách công nghệ giúp giảm việc thủ công trong doanh nghiệp nhỏ. Ghé đọc nếu bạn muốn tìm thêm giải pháp phù hợp quy mô của mình. Chọn đúng công cụ ngay từ đầu, đơn hàng sẽ khó mà rơi rớt như trước.