Câu hỏi thuê ai làm thiết kế website cứ lặp lại mỗi tuần trong hộp tin nhắn của chúng tôi. Mới nhất là một chị chủ shop quần áo ở Bình Thạnh, ngân sách chỉ vài triệu nhưng vẫn muốn trang bán hàng chạy mượt vào mùa cao điểm. Câu trả lời không có một đáp số chung cho mọi người. Bài này chúng tôi kể lại đúng những gì đội ngũ từng thấy, sau khi từng làm việc với cả freelancer lẫn công ty làm web. Mong bạn đọc xong tự cân được phần nào hợp với shop mình.
Phần lớn chủ shop tìm đến chúng tôi đều đang đứng giữa hai áp lực. Một bên là ngân sách không rộng rãi, vì mở shop đã tốn tiền nhập hàng, thuê mặt bằng, trả lương nhân viên. Bên kia là kỳ vọng có một trang bán hàng trông chuyên nghiệp, chạy ổn định và khách vào không bị lỗi giữa chừng khi thanh toán.
Vấn đề là hai điều này ít khi đi cùng nhau ở mức giá thấp nhất. Một website làm nhanh, giá rẻ, thường thiếu bước kiểm tra kỹ trước khi bàn giao, nên chạy được ngay lúc demo nhưng vài tuần sau lỗi giỏ hàng và lỗi hiển thị trên điện thoại mới lộ ra. Chúng tôi từng tiếp nhận lại một site như vậy, với ảnh sản phẩm vỡ nét trên màn hình nhỏ vì lúc làm chỉ test trên máy tính bàn.
Cái khó thứ hai là chủ shop hiếm khi có đủ kinh nghiệm để chấm điểm một bản báo giá thiết kế website. Nhìn hai báo giá, một bên 5 triệu, một bên 25 triệu, rất khó biết chênh lệch nằm ở đâu. Có thể là mã nguồn viết riêng hay dùng theme dựng sẵn, có thể là có tối ưu tốc độ tải hay không, cũng có thể là có bảo hành sau bàn giao hay hết trách nhiệm ngay khi thanh toán xong.
Sai lầm chúng tôi thấy nhiều nhất là chọn theo giá thấp nhất mà không hỏi thêm gì. Giá rẻ hơn mặt bằng chung thường được bù lại bằng cách khác, có thể là bỏ qua khâu kiểm thử trên nhiều trình duyệt, hoặc dùng plugin miễn phí không cập nhật bảo mật trong thời gian dài. Mẹo đơn giản chúng tôi hay khuyên khách: cứ hỏi thẳng báo giá đó gồm những gì. Tên miền và hosting ai đứng ra mua? Có phải trả thêm phí nếu sau này đổi giao diện không?
Nhiều chủ shop mới làm website lần đầu cũng đang ôm cùng lúc chục việc khác, từ nhập hàng đến trả lời khách trên fanpage. Sợ bỏ sót lịch họp bàn giao hay hạn thanh toán đợt hai? Một ứng dụng nhắc việc thông minh dành cho người kinh doanh nhỏ lẻ cũng đáng dùng song song, nhất là trong lúc làm việc với bên thiết kế.
Trước khi chọn bên nào, nên tự trả lời một câu: shop cần một trang giới thiệu đơn giản, hay một hệ thống bán hàng có giỏ hàng, thanh toán online, quản lý tồn kho? Website càng phức tạp, khoảng cách giữa freelancer và công ty càng rõ. Ở hai phần sau, chúng tôi sẽ nói kỹ từng bên.
Chúng tôi từng làm việc với một tiệm giày ở Tân Bình. Ban đầu họ định thuê freelancer cho rẻ, vì mới mở, vốn còn mỏng. Nhưng sau khi ngồi tính kỹ, họ nhận ra cửa hàng sắp mở thêm kênh bán trên mạng xã hội, và việc này cần đồng bộ tồn kho giữa website và fanpage. Đó là kỹ thuật phức tạp hơn nhiều so với một trang giới thiệu thông thường. Cuối cùng họ chọn công ty có kinh nghiệm làm hệ thống bán hàng nhiều kênh. Câu chuyện này cho thấy một điều: nhu cầu thực tế, không phải ngân sách ban đầu, mới là thứ quyết định nên thuê ai.
Cái được rõ nhất khi thuê freelancer là giá. Một trang bán hàng cỡ vừa thường dùng theme có sẵn rồi chỉnh sửa lại, nên freelancer thường báo giá trong khoảng 3 đến 8 triệu đồng, thấp hơn nhiều so với đi qua công ty. Đó là vì freelancer không phải gánh chi phí văn phòng, cũng không phải trả lương cho cả một đội người.
Làm việc trực tiếp với một người cũng nhanh hơn, vì không phải qua sale, qua account, rồi mới tới người code. Chị chủ shop nhắn tin buổi tối, freelancer rảnh thì trả lời luôn, có thể sửa ngay màu nút bấm hay đổi ảnh banner trong đêm. Với shop cần ra mắt gấp trước một đợt sale, tốc độ phản hồi này có giá trị hơn cả giá rẻ.
Về thời gian, một freelancer làm việc một mình nên trang bán hàng cỡ vừa thường mất 1 đến 3 tuần, tuỳ số lượng trang và mức độ chỉnh giao diện. Nếu shop cần thêm phần tuỳ biến riêng, như form đặt hàng theo mẫu áo, thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến vì một người phải tự làm hết mọi khâu.
Nhưng rủi ro cũng nằm ở đúng chỗ đó. Freelancer giỏi thường nhận nhiều job cùng lúc để đủ sống, nên dự án của shop có thể bị đẩy xuống ưu tiên thấp, nhất là khi họ có deal lớn hơn. Chúng tôi từng nghe một khách kể website bị treo giữa chừng trong ba tuần, vì freelancer đó nhận thêm một dự án gấp của khách khác. Lúc đó chủ shop chỉ biết chờ, không có ai khác để hỏi thay.
Vấn đề thứ hai đến sau khi bàn giao. Hết hợp đồng, nhiều freelancer coi như xong việc. Website có bug nhỏ, hoặc cần thêm mục khuyến mãi, hay đơn giản là quên mật khẩu quản trị, chủ shop cũng phải tự mò hoặc tìm người mới xử lý. Không có ai cam kết hỗ trợ dài hạn bằng văn bản, mọi thứ chỉ dựa trên thiện chí.
Một sai lầm khác chúng tôi từng chứng kiến: chủ shop chỉ nói miệng, không lưu lại thỏa thuận nào. Đến lúc freelancer đổi số điện thoại hoặc ngừng nhận việc, mọi thứ mất dấu, không có gì để đối chiếu đã trả bao nhiêu, đã bàn giao những gì. Mẹo nhỏ ở đây rất đơn giản: chỉ cần một đoạn tin nhắn ghi rõ giá, hạng mục, ngày bàn giao, gửi qua email cũng đủ làm bằng chứng khi cần.
Nếu vẫn muốn đi hướng freelancer, chúng tôi gợi ý kiểm tra vài điều trước khi đặt cọc:
Với shop cần một trang bán hàng chuẩn chỉnh ngay từ đầu, đây là một gợi ý đáng cân nhắc: có thể tham khảo thêm dịch vụ thiết kế website chuyên cho ngành bán hàng để hình dung mức chuẩn tối thiểu nên có, dù cuối cùng bạn chọn thuê ai.
Đi qua công ty, chủ shop mua được một quy trình rõ ràng hơn. Thường sẽ có bước khảo sát nhu cầu (gọi là brief), sau đó bên thiết kế phác thảo bố cục trang trước khi code (gọi là wireframe). Chủ shop được xem bản nháp và góp ý trước, rồi mới vào giai đoạn dựng trang thật. Cách làm này giảm hẳn tình trạng làm xong mới phát hiện sai ý ban đầu.
Điểm mạnh thứ hai là đội ngũ đứng sau dự án. Công ty thường phân vai rõ ràng: người thiết kế lo giao diện, người khác viết code, người khác nữa kiểm tra lỗi trước khi bàn giao. Nếu một người nghỉ phép hay bận việc khác, vẫn có người thay thế xử lý, dự án không bị khựng lại như khi chỉ có một freelancer đơn lẻ phụ trách toàn bộ.
Một sai lầm ngược lại chúng tôi cũng gặp: chủ shop chọn công ty chỉ vì tên nghe quen hoặc quảng cáo bắt mắt, mà không xem qua website thật mà công ty đó đã làm cho khách khác. Tên tuổi không đảm bảo chất lượng từng dự án nhỏ, như của một shop mới mở. Mẹo là luôn xin xem tối thiểu ba website đã hoàn thành, rồi bấm thử trên điện thoại xem có load nhanh, có lỗi hiển thị hay không.
Thời gian hoàn thành qua công ty thường lâu hơn freelancer, phổ biến từ 3 đến 6 tuần cho một website bán hàng đầy đủ chức năng. Lý do không phải vì họ làm chậm, mà vì phải đi qua đủ bước: duyệt bản thiết kế, dựng trang, kiểm thử, rồi mới bàn giao chính thức.
Sau khi lên web, nhiều công ty còn nhận luôn phần quảng bá, để website có khách vào chứ không nằm im chờ người tìm thấy. Việc này khác hẳn công đoạn dựng trang ban đầu, nên chủ shop cần hỏi rõ có tính phí riêng không. Muốn hình dung các cách phổ biến, có thể xem thêm bài các hình thức quảng cáo website đang được nhiều shop áp dụng. Bài đó giúp bạn biết trước mình sẽ cần thêm ngân sách cho phần nào.
Đánh đổi lớn nhất là giá. Một website bán hàng đầy đủ, có giỏ hàng, thanh toán online, quản lý sản phẩm, đòi hỏi quy trình bài bản hơn, nên qua công ty mức giá phổ biến rơi vào khoảng 15 đến 40 triệu đồng, tuỳ độ phức tạp và số lượng trang. Với shop mới mở, ngân sách còn mỏng, đây là điều cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định.
Sự linh hoạt cũng khác freelancer. Muốn đổi một chi tiết nhỏ, như màu nút mua hàng, qua công ty đôi khi phải chờ đúng quy trình: gửi yêu cầu, account ghi nhận, rồi chuyển cho người code xử lý. Nhanh thì trong ngày, chậm thì vài ngày, tuỳ khối lượng việc công ty đang nhận. Đổi lại, chủ shop có hợp đồng và cam kết bảo hành bằng văn bản, không phải lo mất liên lạc sau khi thanh toán xong.
Không có câu trả lời đúng cho mọi shop, chỉ có câu trả lời đúng cho từng hoàn cảnh. Nếu shop mới mở, ngân sách dưới 10 triệu, freelancer là lựa chọn hợp lý, nhất là khi chỉ cần một trang giới thiệu sản phẩm đơn giản và có thời gian tự theo sát tiến độ. Bạn tiết kiệm được tiền, đổi lại chấp nhận rủi ro về tốc độ phản hồi sau này.
Còn nếu shop đã có doanh thu ổn định, công ty thiết kế đáng cân nhắc hơn, nhất là khi bạn cần một hệ thống bán hàng vận hành lâu dài và không muốn tự lo phần kỹ thuật lúc có sự cố. Giá có thể cao hơn hẳn, nhưng với chúng tôi, cam kết bảo hành bằng hợp đồng là thứ đáng trả thêm tiền nhất trong cả gói dịch vụ.
Trước khi chốt bên nào, hãy hỏi thẳng ba câu: bảo hành bao lâu, ai chịu trách nhiệm khi site lỗi sau ba tháng, chi phí sửa nhỏ sau bàn giao tính thế nào? Câu trả lời cho ba câu này thường nói lên nhiều hơn cả bảng báo giá. Nếu vẫn còn phân vân về tiêu chí đánh giá, có thể đọc thêm kiến thức nền tảng về website chuẩn SEO. Bài viết đó cho biết đâu là chuẩn tối thiểu mà một website cần có, dù thuê ai làm đi nữa.